Tips & Tricks


Tips & Tricks?


Vakantieplannen? Staat jouw Out of office al klaar?

Gepost op 01/07/2019


Zie je je verlof al naderen? Even niet bezig zijn met je werk of je zaak, maar gewoon tijd hebben om te doen waar je zin in hebt? Heb je je klanten al laten weten dat je in verlof gaat? Deze “hoe bereid ik mijn verlof voor tips?” zijn speciaal voor jou!

Herken je dit? Je bent nog maar net met verlof en je krijgt al een mail met een dringende opdracht, vraag of informatie. Tegenwoordig verwacht de klant “stante pede” antwoord van jou.

Omdat ook jij van je verlof moet kunnen genieten, voorziet je mailprogramma een “out of office melding” die onmiddellijk antwoordt op de inkomende mail.
Misschien ken je deze? “Van 19/07/2019 tot 19/08/2019 ben ik niet aanwezig omwille van verlof.”

Het is echt een dooddoener om dit als “out of office” te krijgen. Onpersoonlijk en de klant help je er echt niet mee verder. Ga voor een gepersonaliseerde autoreply en biedt meteen goede service aan je klanten.


Tip 1: Stel je “ Out of office” niet in op het laatste moment

Ook een degelijke “out of office” vraagt tijd, inspiratie en een beetje voorbereiding. Als je dit tot uitstelt tot je je valies dichtklapt, ben je vaak een beetje uitgeblust (want je hebt inderdaad nood aan vakantie) en is de inspiratie ver te zoeken. Dus denk er nu al over na en zet je “out of office bericht” vooraf al klaar.


Tip 2: Denk aan een sterke onderwerpregel die past bij jouw functie of bedrijf

Zorg dat de onderwerpregel bij jou en je bedrijf past. Vermeld duidelijk in de onderwerpregel dat je er niet bent.

"Ik ben met vakantie. Op 18/08 ben ik er terug" of “Ik ben met vakantie tot 17/8. Mijn collega helpt je graag verder.” of “Dank je wel voor je bericht. Ik lees dit direct na m’n vakantie” of “Ik ben er tot 17/8 niet. ”


Tip 3: Bied alternatieven in jouw “out of office”

Ga niet voor standaard berichten die geen alternatieven bieden. Pak het positief aan: vertel liever wat er mogelijk is en niet wat er niet mogelijk is. Heb je vervanging? Kan men ergens anders terecht?  “Ik ben tot 18 augustus 2019 met vakantie, maar mijn collega Jan Janssens helpt je graag verder. Contacteer jan.janssens@domeinnaam.com of bel naar 0099/987654. Heb je een éénmanszaak? Stem gerust af met een collega om je verlof op te vangen. Meestal belt of mailt de klant toch niet, toch bied je een alternatief.


Tip 4: Denk positief

Je klant wordt niet vrolijk van onderstaande out of office.

“Geachte

Van 18/07/2019 tot 18/08/2019 ben ik niet aanwezig. Uw mail wordt niet gelezen. Ik beantwoord uw mail na mijn vakantie.

Met vriendelijke groeten”

maar kies voor:

“Beste

Op 18 augustus ben ik terug uit verlof en lees ik graag jouw e-mail. Heb je een dringende vraag? Mijn collega Jan Janssens helpt je graag verder. Contacteer jan.janssens@domeinnaam.com of bel naar 0099/987654.

Vriendelijke vakantiegroeten

Leen”


Tip 5: Vergeet de aanhef en afsluiting niet

Als je mailt, begin je sowieso met een aanhef en eindig je een afsluiting. Let extra op dat je je handtekening hier niet dubbel vermeld.
Onthoud: ook in een auto of office, antwoord je beleefd ☺.


Tip 6: Maak het duidelijk voor je klant: lees je wel of niet je mails

Mails kan je altijd en overal lezen en je klanten gaan er vaak van uit dat je dat ook doet. Communiceer hierover duidelijk. Stuur je ook je mailprogramma met verlof? Zet dan duidelijk in jouw auto-reply dat je de mails niet leest tijdens je vakantie.


Tip 7: Het belangrijkste van je out of office-reply: wanneer ben je er terug

Je hoeft niet te vermelden vanaf wanneer je er niet bent. Integendeel, dit zorgt dikwijls alleen maar voor ergenissen. Belangrijker is wanneer je wel terug bent om de mail te beantwoorden. Zo schrijf je het:

‘Ik geniet van mijn vakantie. Op 18 augustus vlieg ik mijn mailbox weer in.’


Tip 8: Ga voor een persoonlijke touch

Ook aan een automatisch verzonden out of office-reply kun je een persoonlijk tintje geven. Vermeld de reden van je afwezigheid, je vakantiebestemming of kies voor een persoonlijke afsluiting. Ken je klanten en stem je out of office reply op hen af. Houden jouw klanten van humor? Voorbeelden:

“Beste

Sorry! Je dacht vast, wow die reageert snel! Maar nee, het is mijn out-of-office. Ik ben niet beschikbaar tot 17/08/19. Na deze datum zal ik reageren op je bericht.

Vakantiegroeten

Leen”

“Beste

0p dit moment ben ik op vakantie tot en met 17/08/19. De kans is groot dat ik op een bergtop sta terwijl je dit bericht aan het typen bent. Ik lees geen mails tijdens mijn vakantie.

Vakantiegroeten

Leen”


Tip 9: Geniet van je welverdiende vakantie

Kom volledig opgeladen, uitgerust en vol inspiratie terug


Tip 10: Na je welverdiende vakantie schakel je de out of office reply uit

Mijn laatste tip is vanzelfsprekend en wordt toch vaak vergeten. Schakel je out of office uit na je vakantie. Stel vóór je vakantie een herinnering in dat je direct na je vakantie de out of office-reply uitschakelt. Of duid meteen de periode aan waarbinnen reply verzonden moet worden bij het opmaken van je auto reply.

 





Teamleader gebruiker en hulp nodig bij het opzetten van je Teamleader account?


Gepost op 02/06/2019


Hulp nodig om jouw Teamleader-omgeving in te richten aan de noden van jouw business?  Graag jouw huidige tools in Teamleader integreren? Online laten betalen met Mollie? Laat je begeleiden bij de opstart, zo schiet je meteen goed uit de startblokken en focus je op je kernactiviteiten.

Gratis Teamleader proberen? Probeer via deze link:








Tijd voor een grote schoonmaak op buro?
Gepost op 07/05/2019


Het voorjaar is aangebroken. De dagen worden langer en af en toe prikt de zon door de wolken. Het is nog even zoeken naar het echte lentegevoel. Op kantoor zorgt u zelf voor een lentegevoel, door het houden van een grote schoonmaak. Grote schoonmaak op kantoor is een goed idee en meteen de basis voor een clean desk, overzicht en vooral rust in je hoofd..


Clean desk brengt alleen maar voordelen met zich mee. In een opgeruimd kantoor ervaar je meer rust, minder afleiding en een betere focus. Dit komt de productiviteit ten goede. Geen tijdverlies met het zoeken naar dossiers, sleutels of handleidingen. Papieren gaan niet meer verloren, want je vindt alles vlug terug. Waarom zou je het dus niet eens proberen? Maak af met de chaos op je buro en maak van jouw kantoor een aangename werkplek.

Wat houdt de grote schoonmaak op kantoor in?


Hierbij enkele tips:


Neem die stapel “ te bekijken of to do” onder handen

Ruim je papieren op en maak een onderscheid tussen wat noodzakelijk en overbodig is. Neem elke stapel goed door en vraag je het volgende af:

  • Ga ik dit ooit nog lezen of gebruiken? Neen, weg er mee!
  • Kan ik deze informatie ook op het internet vinden?


Gooi niet alles weg, want sommige documenten hebben wettelijke bewaartermijnen.


Wil je bepaalde zaken toch houden, digitaliseer ze dan en bewaar ze in je digitaal archief.. Elk document krijgt een plaats binnen een bepaald dossier. Zo zorg je voor structuur, transparantie en overzicht.


Less is more

Bekijk alles wat zich op je buro bevindt. Gebruik je iets niet? Dan is het extra rommel, overbodig en berg je dit beter op. Alles wat niet nodig is voor het uitvoeren van je werk hoort er niet thuis. Ook hierbij werk je best gestructureerd. Sorteer wat je weglegt in je kast, leg alles in archiefdozen, mappen of bakken en schrijf erop wat er in zit.

Geef je bureaumateriaal en je persoonlijke spullen een plek. Analyseer wat je echt nodig hebt op je buro zoals klavier, muis, scherm, telefoon … Leg bijvoorbeeld je perforator en nietjesmachine altijd op een vaste plaats. Mijn perforator en nietjesmachine bvb liggen altijd in de bovenste shuif van mijn ladenblok..


Spic en span

Vergeet niet te poetsen en te schrobben, ook je buro tot die weer spic en span is. Pak alles meteen grondig aan. Heeft je buro nood aan een likje verf? Aarzel dan niet om de kwasten en rollers tevoorschijn te halen.

Ben je vlug afgeleid? Zorg dan voor rust om je heen door bijvoorbeeld eenvoudige en functionele meubels te gebruiken, niet te veel drukte op de muren of op je buro , gebruik rustige kleuren en ook niet te veel verschillende.


Clean & fris desk 

Neem tussendoor even de tijd om je buro op te ruimen én de koffietassen en glazen weg te brengen. Die extra stappen doen je echt deugd en zet ondertussen je raam eens open. Ruim ’s avonds ook alles op. Een paar minuten kan een wereld van verschil maken wanneer je ’s morgens je kantoor binnenstapt. Maak er een goede gewoonte van en begin er vandaag al mee. Net voor je het weekend inzet,  ruim je buro volledig op, zodat je op maandagmorgen met een fris kantoor start..



Genoeg tips gehad hoe je een clean desk verkrijgt?

Ik hoop dat deze voorjaarschoonmaak op kantoor je een altijd opgeruimde clean desk oplevert waar je heel véél werkplezier beleeft, alle dagen opnieuw. Hulp nodig op het vlak van je administratie, personeelsadministratie en communicatie? Call me!

 

Voorafbetalingen: wat verandert er vanaf 1 januari 2019?

Gepost op 01/01/19 (bron FOD)

 

Wijgiging rekeningnummer

De voorafbetalingen die betrekking hebben op aanslagjaar 2020 (inkomsten 2019) stort je vanaf 1 januari 2019 op het nieuw uniek rekeningnummer: BE61 6792 0022 9117, Inningscentrum – Dienst Voorafbetalingen, Koning Albert II laan 33, bus 42,1030 Schaarbeek

Dit rekeningnummer geldt zowel vennootschappen, zelfstandigen en particulieren.

Belangrijk: de voorafbetalingen door vennootschappen verbonden aan het aanslagjaar 2019, waarvan de resterende vervaldagen zich na 31 december 2018 bevinden, storten nog steeds op het oude rekeningnummer, namelijk BE20 6792 0023 3056 (BIC: PCHQ BEBB).

Betaal je vooraf op het foutieve rekeningnummer, dan zal de fiscus deze betaling doorstorten. Hou in dit geval wel rekening met vertraging in het verwerken en de toekenning van de betalingen.

 

Wijziging gestructureerde mededeling

De gestructureerde mededeling voor natuurlijke personen en zelfstandigen, die voorheen hun nationaal nummer gebruikten, wordt eveneens gewijzigd vanaf aanslagjaar 2020. De nieuwe gestructureerde mededeling wordt vermeld op de betalingsuitnodigingen die voor aanslagjaar 2020 verstuurd worden. Voor ondernemingen verandert er niks aan de mededeling.

MyMinFin / MyMinfin Pro stelt een module ter beschikking waarop je  de verplicht te gebruiken gestructureerde mededeling terug vindt.

 

Hoe raadpleeg je je voorafbetalingen?

De actuele toestand van je voorafbetalingen raadpleeg je vanaf midden maart 2019 via MyMinfin / MyMinfin Pro. Het jaarlijks papieren rekeninguittreksel met de uitgevoerde stortingen krijg je niet meer in de brievenbus.

Wijzigingen in de uitgevoerde stortingen (vb. terugvragen van teveel gestorte bedragen) vraag je vanaf 1 maart 2019 via MyMinfin / MyMinfinPro uiterlijk de laatste dag van de derde maand volgend op het belastbaar tijdperk.

Voor boekjaren die afsluiten per 31 december 2018 vraag je een wijziging bij de dienst voorafbetalingen en dit ten laatste dag op 28 februari 2019. Die vennootschappen krijgen hun rekeninguittreksel op papier. 

 

Ook last van mailitis?

gepost op 01/10/2018

 

Waar is de tijd gebleven? We typten onze brieven netjes uit met een oerdegelijke typemachine. Die brief verstuurden we per post én we waren blij als we er binnen de 2 weken reactie op kregen.

Vandaag overspoelen ze ons met gemiddeld 20 à 60 mailtjes per dag. Reageert u niet onmiddellijk, krijgt u er soms nog herinneringsmail bovenop.

De mailbox blijft open staan en we checken voortdurend onze mailbox. We mailen vaak over en weer, terwijl het eenvoudiger is om gewoon de telefoon vast te nemen om af te spreken.

Sommigen hebben zelfs de gewoonte om steevast te antwoorden, als u net iets afgesproken hebt “zet het nog eens op mail”, terwijl het om informele afspraken gaat. Zo kan u inderdaad bezig blijven….

Is e-mail een slecht communicatiemiddel? Neen, helemaal niet. Gebruik echter uw mail goed, zodat het niet zorgt voor extra stress. En gebruik het vooral niet omdat u niet “face to face” durft of wilt communiceren”.

 

Zie e-mail als de brief van vroeger.

         Check op vaste tijdstippen uw inbox. U loopt toch ook geen 10 keer op 1 dag naar de brievenbus om te zien of               er nog een folder bij gekomen is?

         Stel uzelf de volgende vragen: 

Gaat u deze e-mail verwijderen? Zo ja, doe dit dan onmiddellijk

Bewaart u deze email?

Moet u nog iets doen voor deze mail?

Ja, dan mag hij in de mailbox blijven staan. Werk in dit geval met prioriteitvlaggen. Bepaal voor uzelf de kleur van prioriteit en hou u eraan.

Neen, parkeer hem dan onmiddellijk in de juiste mailbox. Werk eventueel met mappen in uw mailbox per project, per klant, zodat u goed overzicht houdt.

Gebruik een duidelijke onderwerp regel.

         Zet altijd iets in uw onderwerp regel die duidelijk verwijst naar het onderwerp van uw mail

         B.v.: “Vraagje” is veel minder duidelijk dan “Locatie vergadering van 26 september”. 

Wees voorzichtig met prioriteit van uw mail in te stellen.

         Iedereen vindt zichzelf tegenwoordig belangrijk. Gebruik het alleen maar als het echt nodig is.

Communiceer duidelijk, kort en zakelijk.

Blijf beleefd: als u uw collega tegenkomt in de hall, zegt u toch ook goedendag voor u begint te praten?

Spreek de persoon correct aan en zeker bij het beantwoorden van een mail, beantwoord die aan de persoon die hem gestuurd heeft.

Hou het bij 1 onderwerp per mail. Een mail wordt vaak vlug gelezen, zodat een tweede onderwerp vaak verloren gaat.

Stel duidelijke vragen: wie doet wat wanneer? Concretiseer.

Gebruik bullet lists, zodat de afspraken duidelijk zijn.Vermijd uitroeptekens. Dit komt vaak agressief en dominant over bij de geadresseerde.

Wees voorzichtig met vetgedrukt en onderlijnde tekst. Gebruik dit maar om tijdstippen, wijzigingen te benadrukken.

Wees zakelijk, maar ook niet te… Er is echt wel een verschil tussen de communicatie met klanten en collega’s.

Check de instelling van uw digitale handtekening.

          Pas op met onnodige ballast in uw mail. Is het echt wel nodig om te vermelden welke functie u hebt tegenover              uw collega of in privémails?

Bezint voor u verzendt.

Verzend niet te vlug

Let op taal-en spellingsfouten.

Pas op met -DT-fouten. Bij sommigen zijn uw kansen echt wel onmiddellijk verkeken…

Zit de bijlage er wel bij? Heel herkenbaar J

Vermijd het geluidje of de pop-up bij binnen komende email.

Zet deze uit, zodat deze u niet elke keer uit uw concentratie haalt.

Zet dit zeker uit als u collega’s in de buurt hebt

Gebruik een goede spamfilter die spammail tegenhoudt en vermijd onnodige nieuwsbrieven.

Voorzichtig met het publiceren van uw emailadres. Spiders zoeken het internet af op zoek naar nieuwe e-mailadressen en verkopen ze dit door aan spammers.

Schrijf u uit voor niet-interessante nieuwsbrieven

Gebruik zo weinig mogelijk cc's.

          Denk goed na vooraleer u een mail verstuurt in cc. Is het werkelijk nodig dat iedereen de boodschap krijgt? Zou            u de e-mail ook versturen mocht u het per brief doen?

Neem eens vaker de telefoon, het is veel persoonlijker. Of loop eens tot bij uw collega. Goed voor uw conditie en de sfeer.

Vermijd discussies en emotioneel beladen gesprekken via e-mail.

Dringend en belangrijk? Bel dan gewoon.

Hebt u echter te doen met iemand die specialist is in het verdraaien van woorden, dan is mail wel een degelijk communicatiemiddel. Hou wel in het achterhoofd: enkel als het niet anders kan.

Vermijd leesbevestiging vragen

Doe dit enkel als het niet anders kan. Bvb als u de persoon in kwestie echt niet bereiken en u er zeker wil van zijn, dat die de boodschap ontvangen heeft.

Leer efficiënter werken met uw mailprogramma.

Er zijn ongelooflijk veel tricks en tools die het werken vergemakkelijken.

Stel regels in voor het behandelen van email

Als u op vaste tijdstippen uw e-mail verwerkt, is het perfect mogelijk op het einde van elke werkdag uw inbox leeg te hebben.

Contacteer ons

       Gitsestraat 598

8800 Roeselare

infoatbackoffice4you.be

Mobile: 0479232898

FOLLOW US

Twitter

Twitter

Facebook

Facebook

Instagram

Instagram

 

Linkedin

PROFILE

  • Administratieve freelancer
  • Zelfstandige secretaresse
  • Virtuele assistente

© Copyright 2018 by Backoffice4You.be . All Rights Reserved.